Prioritera

Prioritera utifrån viktigt/inte viktigt

När det blir stressigt och allt kör ihop sig kan det vara bra att stanna upp en liten stund för att se att du verkligen arbetar med rätt saker. Bara för att en uppgift är bråttom kanske den inte är nödvändig att lösa. Den kanske kan delegeras eller hoppas över.

Ett konkret och visuellt sätt att sålla bort uppgifter grundar sig i matrisen viktigt/bråttom. Placera ut dina arbetsuppgifter eller projekt på matrisen utifrån om de är bråttom (ja/nej) eller viktiga (ja/nej). Beroende på vilken kvadrant (ruta) som uppgiften hamnar i, så kan du bedöma om uppgiften har högsta prioritet, ska lösas så fort du har tid, ska planeras in eller om du ska ifrågasätta om du alls ska lösa uppgiften.

Matris viktigt/bråttom. Bilden är kopierad från ett inlägg i struktören David Stiernholms blogg.

Tänkvärt om viktigt och bråttom

Här är ett citat från Altran CIS bloggen som på ett bra sätt beskriver prioriteringsmatrisen om du vill läsa mer.

Två faktorer definierar aktiviteter vi gör: bråttom och viktigt. Bråttom betyder att det kräver omedelbar åtgärd, att det är precis nu. Brådskande saker pressar oss, ringer, plingar, knackar, ställer sig mitt i synfältet. Man blir populär hos andra när man gör bråttom-saker.

Viktiga saker däremot, handlar om resultat. Att något är viktigt betyder att det bidrar till att lösa ditt uppdrag, nå dina mål, uppfylla dina värderingar.

Bråttom och viktigt har olika karaktär: Vi reagerar direkt på brådskande saker medan viktiga saker kräver mer initiativ och tanke. En av mina mentorer säger ibland med en laserstråles precision: ”Agerar du eller reagerar du?” För att agera måste du ha en klar idé om vad som är viktigt, vilka resultat du önskar. Saknar du det hamnar du lätt i ett reagerande tillstånd där du låter det som är bråttom styra dina handlingar och tankar. Känns det igen?"