Prioritera med hjälp av datum

Fördelar

Fördelen är att du dag för dag kan se hur mycket jobb som väntar och i ett tidigt skede avboka/delegera/skjuta upp om det blir för mycket. Notera att du kan sätta start- och slutdatum för listor! Du kan också flytta fram slutdatum för samtliga uppgifter på en enda gång.

Nackdelar

Nackdelen med att sätta slutdatum på alla uppgifter är att kanske du, liksom de flesta andra, är tidsoptimist och planerar in alltför mycket varje dag. Risken är att dagens lista blir längre och längre, och till slut så lång att du inte ens orkar titta på den. Risken är också att uppgifter med absolut slutdatum försvinner i mängden och att du missar en viktig deadline. Dessutom blir friheten mindre att välja vad man vill jobba med just nu.

Sätta slutdatum

Du sätter helt enkelt slutdatum till den dagen som du planerar att jobba med uppgiften, även om verkligt slutdatum infaller senare eller inte finns överhuvudtaget.

Sätta startdatum

En del uppgifter på att-göra listan går inte att påbörja ännu, till exempel ett avtal som ska omförhandlas nästa år. Eftersom avtalet är viktigt vill du bli påmind i tid.

Sätt lämpligt startdatum på uppgiften. Då blir du påmind i översikten "Idag" och "Inom 7 dagar" när det är dags att börja jobba med uppgiften. Sätt gärna även slutdatum så blir du även påmind när du absolut måste vara klar.

Dessutom blir uppgiften tills dess gråmarkerad, vilket gör att du inte behöver fokusera på uppgifter med ett senare startdatum när du gör din veckogenomgång.

Tips - arbetssätt

1. Börja dagen med att gå igenom uppgifterna i översikten "Försenat".

   Flytta en uppgift till "Papperskorgen" om den numera är inaktuell och inte längre ska genomföras. Flytta slutdatum för resten av uppgifterna till dagens datum. OBS! Endast två klick behövs för att flytta fram slutdatum för samtliga försenade uppgifter.

   Försenat

   • Fixa buggen i IE11 - layoutfel Igår
   • Sammankalla till planeringsmöte Igår

2. Kolla på översikten "Idag".

   Är det rimligt att du hinner allt idag? Är det något som kan strykas, delegeras eller flyttas framåt i tiden? På sikt kan det vara bra att kanske införa maxantal på dagens att-göra lista, att helt enkelt vara realist och inse att du kanske inte hinner mer än 3-10 inplanerade uppgifter på en dag. Arbeta utifrån översikten "Idag" och beta av uppgifterna.

   IDAG

   • Diskutera layout med Johan Att-göra listan
   • Boka tågbiljetter Inkorgen

3. När nya uppgifter kommer in

   Skriv in nya uppgifter som har slutdatum inom 7 dagar direkt på översikten "Inom 7 dagar" så sätts slutdatum direkt. Ligger slutdatum längre fram i tiden så får du lägga till slutdatum genom att redigera uppgiften.

   
   

4. Veckogenomgång

   Sätt slutdatum för de uppgifter som du vill jobba med den kommande veckan. Lägg även gärna tid på att sätta startdatum. Då blir din att-göra lista kortare, eftersom du slipper se uppgifter som ännu inte är aktuella.Kolla i översikten "Inom 7 dagar" att du har en rimlig arbetsbörda och avboka/skjut fram/delegera om det är för mycket. Ta även en snabb titt på översikten "Planerade" för att se vad som väntar de kommande veckorna.