Målbaserade att göra-listor

Checklistor

Checklistor är ett oerhört enkelt och effektivt sätt att höja både kvalité och produktivitet. Skriv en checklista för uppgifter som ska utföras vid en viss händelse eller tidpunkt. Till exempel vid ett utvecklingssamtal, leverans av en ny produkt, eller när det är dags att sköta bokföringen. Du behöver inte se uppgifterna förrän det är dags att sätta igång arbetet utifrån checklistan. Däremot är det bra att parkera uppgifter där så att du inte missar något viktigt när det väl är dags att följa checklistan. Samla gärna alla checklistor i en lista som du helt enkelt döper till ”Checklistor”.

Ofta behöver uppgifterna utföras i en viss ordningsföljd. I SaveYourDay kan du enkelt sortera genom dra-och-släpp.

En bild säger mer än tusen ord.

För varje steg i checklistan kan du lägga till skärmdumpar i kommentarsfältet som hjälper dig att minnas hur man ska göra från gång till gång. I SaveYourDay har du möjlighet att visa kommentarerna direkt i listvyn.

I SaveYourDay har du möjlighet att sätta slutdatum på hela checklistan och bli påmind i tid. När en checklista har deadline, dyker den upp på översikterna ”Idag”, ”Inom 7 dagar”, och ”Planerade”. Dessutom får du ett påminnelsemejl, vilket gör att du har full koll även om du inte kollar på dina listor i SaveYourDay varje dag.

Projektlistor

Arbetar man i många projekt behöver man ofta prioritera mellan projekten, såväl som inom projekten. Det enklaste är att skapa en att göra-lista för varje projekt, en projektlista. Skapa även en lista som du kan kalla ”Pågående projekt”, där du samlar samtliga projeklistor.

En bra riktlinje är att listan inte ska vara längre än cirka 20 uppgifter. Blir det fler uppgifter, är det bättre att gruppera en del av uppgifterna i en ”Gör det senare i projektet”-lista. Sätt gärna återkommande datum som påminner dig om att kolla igenom den listan med jämna mellanrum. Prova dig gärna fram för att se vilket antal som funkar för dig. När du börjar skriva en kort lista för hand är det ett säkert tecken på att listan blivit för lång.

Projektlistan konkurrerar inte med projektplanen, den komplementerar. En projektplan ska innehålla alla steg i projektet på en mer övergripande nivå. Projektlistan behöver inte innehålla alla steg i projektet. Det räcker med att den innehåller de steg du behöver göra härnäst för att komma framåt, eller de uppgifter du planerar att utföra den kommande månaden. Håll listan levande och planera i detalj allt eftersom.

Projekt har ofta en deadline. Sätt deadline för hela projektlistan i stället för på enskilda underuppgifter.

Försök motstå frestelsen att skapa underlistor som innehåller uppgifter som kan utföras när som helst. Du tappar snart överblicken och det blir svårt att prioritera med hjälp av listan.

Inom varje projekt är det lämpligt att prioritera genom att sortera uppgifterna i en logisk ordning, eller genom att prioritera de allra viktigaste uppgifterna med prioritet:Viktig. Då visas uppgifterna i fetstil och sticker på så sätt visuellt ut från listan. Använd bara ett sätt för att prioritera! Annars krävs det alltför mycket tid att hålla listan uppdaterad.

Oavsett hur du prioriterar, är ett tips att bara prioritera de kommande tre till fem uppgifterna, och sedan göra en ny prioriteringsrunda när de är avklarade. Prioriteringar är ofta en färskvara. Dessutom är det en skön känsla att bli klar och få välja nya uppgifter.

Kombinera en checklista med en projektlista

Packlistan är en checklista. Förberedelser inför resan bör inte ingå i själva packlistan. När det väl är dags att följa packlistan bör alla saker finnas på plats. Med packlistan i SaveYourDay kan du enkelt återanvända packlistan inför nästa resa. Du kan också skapa varianter av packlistan för olika resmål.

Skriv gärna i stället alla förberedelserna i en egen projektlista, en reseplanering. Där skriver du till exempel om passet behöver förnyas. Sätt slutdatum där det behövs. Placera gärna packlistan som en underlista till reseplaneringen.