Exempel - effektiva bokföringsrutiner

1. Beslutar om antalet bokföringstillfällen per månad

   Anna inser att ett första steg för att få full koll är att reda ut vad som behöver göras när. Annas slutsats är att det borde räcka med att sköta bokföringen två gånger per månad.

2. Tillfälle 1: Fakturera och skattedeklararera

   Anna skapar en lista i SaveYourDay som heter "Fakturera och skattedeklarera". Första bokföringstillfället är mellan den förste och elfte (efter månadsskiftet, före skattedeklarationen). I SaveYourDay sätter därför Anna startdatum för checklistan till den förste och slutdatum till den tolfte. Anna behöver alltså inte sätta slutdatum för den enskilda uppgifterna som ingår i checklistan, eller skapa en egen uppgift.

3. Tillfälle 2: Löneutbetalningar och saldokoll

   Det andra tillfället är runt den 25:e varje månad (när Anna ska betala ut sin lön). Där sätter Anna startdatum till den 22:e och slutdatum till den 25:e. Anna skapar en till lista som heter "Löneutbetalningar och saldokoll".

4. Att-göra listan som komplement

   Om Anna får en faktura som inte ska utbetalas förrän nästa gång hon sitter med bokföringen, så behöver hon alltså inte göra något åt den. Annars betalar hon den direkt eller skriver upp det på sin att-göra lista och sätter slutdatum.

   Anna kommer åt både att-göra listan och checklistorna i webbläsaren. Det går fortare än att öppna många separata dokument. Anna slipper ha koll på sökvägar och foldrar.

5. Får påminnelse i tid

   Anna har även sin att-göra lista i SaveYourDay. Hon får påminnelser via ett dagligt mejl när det är dags att starta eller slutföra arbetet med checklistorna, eller en enskild uppgift. I SaveYourDay finns flera översikter där Anna blir påmind om vad som är på gång. På så vis får Anna en påminnelse i SaveYourDay inför nästa gång det är dags att göra bokföringen (i översikterna Idag, Inom 7 dagar och Planerade). Anna slipper alltså skriva en separat att-göra uppgift och använder i stället själva checklistan i sig som en påminnelse.

6. Uppdaterar checklistan kontinuerligt

   Anna uppdaterar checklistan varje månad. Alltid finns det något som går att optimera lite till. Det går snabbt och enkelt att ändra i checklistan i SaveYourDay, eftersom det bara är att dra-och-släppa för att ändra ordningen och bara att klicka på en uppgift för att ändra texten. När Anna är klar ändrar hon listans start - och slutdatum och anger när det är dags att arbeta med checklistan igen.

Ibland vill Anna jobba mer fritt och då kollar hon på checklistan först på slutet för att se att allt verkligen har blivit gjort. En checklista behöver alltså inte innebära detaljplanering. Anna ser snarare checklistan som en enkel och effektiv form av kvalitetskontroll.

Exempel

Checklista årsbokslut

När du skriver din checklista i SaveYourDay kan du enkelt lägga till slutdatum. Då dyker uppgifterna upp i översikterna Idag, Inom 7 dagar och Planerade . I SaveYourDay kan du även skriva in din att-göra lista. Därmed får du snabbt överblick över allt som ska göras, oavsett om det står på en checklista eller din vanliga att-göra lista.